Firmy decydujące się na zakup systemu IT w modelu SaaS zyskują w zakresie kosztów CAPEX jak i OPEX. Pojęcia te są ze sobą ściśle powiązane, szczególnie w branży IT.

OPEX (ang. operating expenditures) oznacza koszty prowadzenia działalności czy utrzymania systemu. W języku polskim używa się odpowiednika: koszty utrzymania.

CAPEX (ang. capital expenditures) oznacza wydatki inwestycyjne na rozwój produktu lub wdrożenie systemu. W języku polskim używa się odpowiednika: nakłady inwestycyjne.

Pojęcia OPEX/CAPEX mają znaczenie przy prowadzeniu księgowości, bowiem nakłady inwestycyjne w IT nie są wliczane do kosztów prowadzenia działalności przedsiębiorstwa, odliczany jest jedynie koszt amortyzacji. Przykładowo, zakup systemu contact center SAP BCM w modelu in-hause wiąże się zarówno z kosztami CAPEX i OPEX. CAPEX to koszty licencji, sprzętu, stworzenia stanowisk pracy. Natomiast OPEX to wydatki na opiekę techniczną, aktualizacje oprogramowania, szkolenia.

W przypadku zakupu aplikacji w modelu SaaS, firma otrzymuje rozwiązanie optymalne dla potrzeb i specyfiki swojej działalności, z drugiej zaś strony nakłady inwestycyjne (CAPEX) są ograniczone do minimum, ponieważ nie są ponoszone koszty nabycia sprzętu i tworzenia całej infrastruktury. W przypadku contact center SAP BCM w modelu SaaS, jako CAPEX będą to jedynie koszty zakupu słuchawek i komputerów osobistych dla pracowników (bez istotnych inwestycji w infrastrukturę - koszt licencji i opieki technicznej wliczone w są comiesięczną opłatę eksploatacyjną, serwery są własnością dostawcy oprogramowania). Wydatki OPEX są zredukowane - użytkownik nie ponosi kosztów administrowania systemu, instalowania nowych konfiguracji, najmu. Dodatkowo comiesięczna opłata jest adekwatna do stopnia eksploatowania aplikacji contact center.

Aktualnie obserwuje się nową tendencję w zarządzaniu kosztami IT – maksymalna eliminacja CAPEX, przy jednoczesnej redukcji kosztów OPEX. Odpowiedzią na to jest właśnie model SaaS.

W przypadku SAP BCM, model SaaS daje możliwość posiadania najwyższej klasy rozwiązania contact center, przy praktycznym wyeliminowaniu kosztów CAPEX. Brak nakładów inwestycyjnych, otwiera drzwi do świata SAP firmom, które dotychczas nie mogły sobie na to pozwolić.